Gestión Documental
Crece de manera inteligente
El manejo de la documentación es de vital importancia para el buen funcionamiento de la empresa y se ha vuelto imperativa la implementación de una herramienta que permita organizar toda la documentación de manera eficiente y compatibilizarla con los diferentes sistemas ya existentes en la empresa.
Metodología para el diagnostico documental
- Estudiar documentos y antecedentes relevantes disponibles. Por ejemplo estudios previos, documentación de los sistemas implementados o informes de procesos.
- Conocer las unidades de la organización y sus funcione.
- Identificar los documentos de la empresa
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- Conocer los formatos del documento: Identificar el formato del documento y su estructura.
- Necesidad de oportunidad de la información: Identificar los tiempos actuales y los tiempos deseados en los que se desea disponer del acceso a los documentos.
- Almacenamiento: Identificar lugar y forma de almacenamiento y condiciones legales o administrativas para su conservación.
- Unidades involucradas : Para cada documento se debe conocer que unidades participan en la elaboración de un documento y su destino final.
- Identificación de roles : Las unidades que participan en la gestión del documento deben tener distintos roles los que se requiere se han identificados (Visado, Elaborador, Firma, Aprueba, entre otros.)
- Identificar los perfiles y tipos existentes para los documentos sometidos a Gestión
- Identificar los procesos manuales y automatizados en los que participan los documentos. Es posible diagramar los flujos de trabajo asociados a cada documento, para ello se identifican los actores, actividades y reglas de asociación del flujo.
- Análisis de resultados: Desarrolladas las actividades precedentes se deberán elaborar los conclusiones en cada uno de los aspectos relevados.
- Sistema de catalogación: Como parte de los productos entregar de la consultoría se ofrece un sistema de catalogación que tiene como función administrar la información relevada del proyecto como son diagramas (Casos de uso, Actividades, Estados, Plataforma, Deploy, formularios y planillas).
